Datenschutzhinweise Willkommensportal

1. Welchen Zweck hat die Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten?

Die Deutsche Bahn benötigt Ihre persönlichen Daten im Pre- und Onboarding-Prozess für die Vorbereitung und Durchführung Ihrer Einarbeitung.

Basierend auf den Daten werden Ihnen relevante Informationen zu Ihrem neuen Arbeitgeber und den Vorteilen der Beschäftigung im DB Willkommensportal zur Verfügung gestellt. Darüber hinaus ist es uns so möglich, Ihnen an bestimmten Punkten des Einstellungsprozesses automatisiert Statusmitteilungen zu senden und Sie über den Fortschritt des Prozesses zu informieren. Sie können unabhängig von den E-Mail-Benachrichtigungen jederzeit den Status Ihres Einstellungsprozesses im DB Willkommensportal nachvollziehen.

Ihre zukünftige Führungskraft hat darüber hinaus die Möglichkeit, relevante Informationen für die Vorbereitung Ihres Einstiegs abzurufen und diesen basierend auf den übermittelten Daten zu planen.

2. Wer ist verantwortlich für die Datenerhebung und -verarbeitung?

Das Unternehmen

Deutsche Bahn AG
Abteilung Strategische Personalentwicklung Grundsätze Nachwuchskräfte (HDN)
Potsdamer Platz 2
10785 Berlin

erhebt und verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher.

Die bestellte Datenschutzbeauftragte ist Frau Dr. Marein Müller.
(E-Mail: konzerndatenschutz@deutschebahn.com).

Sollten Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz auf der Onboarding-Plattform haben, kontaktieren sie uns bitte per Post

Deutsche Bahn AG
Strategische Personalentwicklung und Grundsätze Nachwuchskräfte (HDN)
Potsdamer Platz 2
10785 Berlin

oder per E-Mail: onboarding@deutschebahn.com .

3. Auf welcher Rechtsgrundlage und wie erheben wir Ihre persönlichen Daten im Rahmen des Pre- und Onboarding-Prozesses?

Soweit wir für Verarbeitungsvorgänge personenbezogener Daten eine Einwilligung von Ihnen einholen, dient diese nach Artikel 6 Absatz 1 lit. a) DSGVO als Rechtsgrundlage.

Bei der Verarbeitung von personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen erforderlich sind, ist der Vertrag nach Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage. Artikel 6 Absatz 1 lit. b) DSGVO gilt auch für Verarbeitungsvorgänge, die zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind, etwa in Fällen von Anfragen zu unseren Produkten oder Leistungen.

Unterliegt unser Unternehmen einer rechtlichen Verpflichtung, durch welche eine Verarbeitung von personenbezogenen Daten erforderlich wird, wie beispielsweise zur Erfüllung steuerlicher Pflichten, so basiert die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. c) DSGVO.

4. Welche personenbezogenen Daten erfassen wir?

Wir erfassen Ihre persönlichen Daten, die im Pre- und Onboarding-Prozess relevant sind und die Sie uns im Zuge des Bewerbungsverfahrens übermittelt haben (darunter zum Beispiel Nachname, Vorname, E-Mail, die Position, auf der Sie eingestellt werden sollen).

Aus technischen Gründen müssen beim Besuch der Onboarding-Plattform bestimmte Daten erhoben und gespeichert werden, wie zum Beispiel das Datum des Besuchs sowie die genutzten Webseiten.

Lesen Sie mehr dazu im Teil B dieser Datenschutzhinweise.

5. Wie können Sie Ihre persönlichen Daten ändern?

Im Willkommensportal der Onboarding-Plattform können Sie Ihre persönlichen Daten über die Schaltfläche „Mein Profil“ jederzeit öffnen und aktualisieren.

6. Wer verarbeitet die Informationen im Onboarding-Prozess?

Aufgrund der Organisationsstruktur der Deutschen Bahn können Ihre Daten von verschiedenen Stellen verarbeitet werden. In jedem Fall werden Ihre persönlichen Daten ausschließlich von der für die Stellenausschreibung und Ihre Einstellung zuständigen Gesellschaft und gegebenenfalls von Dienstleistern verarbeitet, die vertraglich gebunden und rechtlich verpflichtet sind, die einschlägigen Datenschutzbestimmungen einzuhalten.

7. Wann werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht?

Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie sie für die Erfüllung des Zwecks, zu dem sie erhoben wurden (Vorbereitung und Durchführung des Pre- und Onboardings, siehe Punkt 1), erforderlich sind oder sofern dies gesetzlich vorgesehen ist. So speichern wir Ihre Daten mindestens bis zur Beendigung des Onboarding-Prozesses und der Schließung des Willkommensportals (spätestens 12 Monate nach dem ersten Arbeitstag). Anschließend werden Ihre Daten automatisch anonymisiert, sofern dies keinen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegensteht.

Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Ihren Datensatz manuell löschen zu lassen. Kontaktieren Sie uns dazu bitte per Post

Deutsche Bahn AG 
Strategische Personalentwicklung und Grundsätze Nachwuchskräfte (HDN) 
Potsdamer Platz 2 
10785 Berlin)

oder per E-Mail (onboarding@deutschebahn.com).

8. Werden Daten weitergegeben?

Für die Vertragsabwicklung ist in der Regel die Einschaltung weisungsabhängiger Auftragsverarbeiter erforderlich, wie z. B. von Rechenzentrumsbetreibern, Druck- oder Versanddienstleistern oder sonstigen an der Vertragserfüllung Beteiligten.

Externe Dienstleister, die für uns im Auftrag Daten verarbeiten, werden von uns sorgfältig ausgewählt und vertraglich streng verpflichtet. Die Dienstleister arbeiten nach unserer Weisung, was durch strenge vertragliche Regelungen, durch technische und organisatorische Maßnahmen und durch ergänzende Kontrollen sichergestellt wird.

Ansonsten erfolgt eine Übermittlung Ihrer Daten nur, wenn Sie uns dazu eine ausdrückliche Einwilligung erteilt haben oder aufgrund einer gesetzlichen Regelung.

Eine Übermittlung in Drittstaaten außerhalb der EU/des EWR oder an eine internationale Organisation findet nicht statt, es sei denn, es liegen angemessene Garantien vor. Dazu gehören die EU-Standardvertragsklauseln sowie ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission.

9. Funktionen des DB Willkommensportals der Onboarding-Plattform

Das DB Willkommensportal der Onboarding-Plattform ist mit denselben Zugangsdaten erreichbar, die Sie auch im Bewerbungsprozess im Karriereportal genutzt haben. Im Willkommensportal stehen Ihnen ab der mündlichen Vertragszusage Informationen rund um den DB-Konzern und das Unternehmen, in dem Sie eingestellt werden sollen, zur Verfügung. Zu bestimmten Ereignissen (z. B. Vertrag wurde versandt) und bei Freischaltung neuer Inhalte im Willkommensportal werden Sie per automatisch generierter E-Mail erinnert. Während der Einarbeitung haben Sie die Möglichkeit, hilfreiche Informationen zum Einstieg in den Konzern und Ihr neues Unternehmen abzurufen. Darüber hinaus können Sie auf Kontaktdaten zu hilfreichen Ansprechpartnern vor und nach dem ersten Arbeitstag zugreifen und Ihre zukünftige Führungskraft kann Ihnen Informationen zu Ihrem ersten Arbeitstag zur Verfügung stellen.

10. Was passiert bei Links zu externen Seiten?

Wenn Sie einen Link auf eine externe Seite anklicken, bewegen Sie sich außerhalb des Willkommensportals. Die Deutsche Bahn ist somit gegebenenfalls nicht verantwortlich für den Inhalt, die Dienste oder Produkte, die auf der verlinkten Webseite angeboten werden und auch nicht für den Datenschutz und die technische Sicherheit auf der verlinkten Webseite.

11. Betroffenenrechte

Sie können Auskunft darüber verlangen, welche Daten über Sie gespeichert sind.

Sie können die Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung (Sperrung) ihrer personenbezogenen Daten verlangen, solange dies gesetzlich zulässig und im Rahmen eines bestehenden Vertragsverhältnisses möglich ist.

Sie haben das Recht, Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzulegen. Die für die Deutsche Bahn AG zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationssicherheit
Alt-Moabit 59-61 
10555 Berlin 
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de.

Sie haben das Recht auf Übertragbarkeit derjenigen Daten, die Sie uns auf der Basis einer Einwilligung oder eines Vertrages bereitgestellt haben (Datenübertragbarkeit).

Wenn Sie uns eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen, auf dem Sie sie erteilt haben. Durch den Widerruf der Einwilligung wird die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung, nicht berührt.

Sie können der Datenverarbeitung aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, widersprechen, wenn die Datenverarbeitung aufgrund unserer berechtigten Interessen erfolgt oder für die Wahrnehmung einer öffentlichen Aufgabe erforderlich ist.

Für die Ausübung Ihrer Rechte reicht ein Schreiben auf dem Postweg an

Deutsche Bahn AG 
HDN 
Potsdamer Platz 2 
10785 Berlin
oder per E-Mail an onboarding@deutschebahn.com.

12. Aktualisierung des Datenschutzhinweises

Wir passen den Datenschutzhinweis an veränderte Funktionalitäten oder geänderte Rechtslagen an. Daher empfehlen wir, den Datenschutzhinweis in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu nehmen. Sofern Ihre Einwilligung erforderlich ist oder Bestandteile des Datenschutzhinweises Regelungen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Ihrer Zustimmung.

Aus technischen Gründen müssen beim Besuch dieser Webseite bestimmte Daten erhoben und gespeichert werden. Die Daten werden nicht ausgewertet und können nur im Fall eines technischen Problems von einem eingeschränkten Personenkreis mit Administratorenrechten eingesehen werden. Folgende Informationen werden erfasst:

· IP-Adresse des anfragenden Rechners,
· Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
· Name und URL der abgerufenen Datei,
· Website, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL),
· verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Ihres 
  Rechners.

1. Wie werden Ihre persönlichen Daten übermittelt?

Die Internet-Server unseres Providers erfüllen aktuelle Sicherheitsstandards. Wir versuchen damit Ihre persönlichen Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Bekanntwerden, Änderung und Löschung zu schützen. Die Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an die Server erfolgt nach den Sicherheitsstandards der TLS-Methode.

2. Was ist ein Cookie und wie werden diese verwendet?

Cookies sind kleine Textdateien, in denen personenbezogene Daten gespeichert werden können. Die Cookies können beim Aufruf einer Seite an diese übermittelt werden und ermöglichen somit eine Zuordnung des Nutzers. Cookies helfen dabei, die Nutzung von Internetseiten für die Nutzer zu vereinfachen.

Wir unterscheiden zwischen Cookies, die für die technischen Funktionen der Webseite zwingend erforderlich sind und solchen Cookies, die für die technische Funktion der Webseite nicht zwingend erforderlich sind.

Es werden keine Cookies verwendet, die nicht zwingend für die Nutzung der Seite erforderlich sind.

Cookies, die zwingend für die Nutzung der Seite erforderlich sind:

Session Cookies können nicht deaktiviert werden, da sie für die Nutzung dieser Website benötigt werden. Die Session Cookies werden von der Plattform als Identifizierungskriterien verwendet, um mehrere zusammengehörige Anfragen eines Clients zu erkennen und sie ein und derselben Sitzung zuzuordnen. Diese Cookies enthalten eine lange alphanumerische Kennung, die ebenfalls auf dem Server gespeichert wird. Wenn beide IDs übereinstimmen, darf der Client eine Anfrage an den Server senden. Die Sitzung und der Cookie werden beim Schließen der Seite vernichtet.

3. Verwendung von YouTube

Wir sind daran interessiert, Ihnen ein breit gefächertes, multimediales Informationsangebot zu unterbreiten. Auf unserer Webseite sind bei YouTube gespeicherte Videos eingebettet. Wir ermöglichen nur die Verbindung zu YouTube. Es handelt sich bei YouTube um einen Dienst der Google Inc., Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.

Bei allen YouTube-Videos auf unserer Webseite ist der sog. "erweiterte Datenschutzmodus" aktiviert. Diesen erweiterten Datenschutzmodus stellt YouTube bereit und sichert damit zu, dass YouTube keine Cookies mit personenbezogenen Daten auf Ihrem Rechner speichert. Beim Aufruf der Webseite und zur Einbettung der Videos wird die IP-Adresse übertragen. Diese lässt sich nicht zuordnen, sofern Sie sich nicht vor dem Seitenaufruf bei YouTube oder einem anderen Google-Dienst angemeldet haben bzw. dauerhaft angemeldet sind.

Sobald Sie die Wiedergabe eines eingebetteten Videos durch Anklicken starten, speichert YouTube durch den erweiterten Datenschutzmodus auf Ihrem Rechner nur Cookies, die keine persönlich identifizierbaren Daten enthalten. Diese Cookies lassen sich durch entsprechende Browsereinstellungen und -erweiterungen verhindern. YouTube setzt einen Session Cookie, der mit Schließen des Browsers gelöscht wird.

Weitere Informationen zur Einbindung der YouTube-Videos finden Sie auf der Informationsseite von YouTube unter:
(https://support.google.com/youtube/answer/171780?hl=de)

4. Web Augmented Reality (AR) Anwendung

Sie können vom Willkommensportal aus zur Web Augmented Reality-Anwendung gelangen. Wir verwenden dort den Dienst „8th Wall“ der Firma 8th Wall Inc. mit Firmensitz in Palo Alto, Kalifornien, USA, um sogenannte Augmented Reality-Erfahrungen (AR) für unsere Nutzenden anzuzeigen. Dabei wird Zugriff auf die Kamera Ihres Endgerätes benötigt. Ihr Endgerät wird vorher Ihre Einwilligung einholen, sofern Sie nicht den Zugriff auf die Kamera generell erlaubt haben. Die Videobilder der Kamera verlassen dabei nicht Ihr Endgerät.

Sollten Sie mit diesen Bedingungen nicht einverstanden sein, bitten wir Sie, auf die Nutzung des AR-Modus zu verzichten und nur das Video anzuschauen.

Bitte informieren Sie sich über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten von 8th Wall Inc. unter https://www.8thwall.com/privacy.